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Como máquinas ajudam na padronização de processos

Um dos desafios de grandes gestores é a padronização de processos dentro da empresa. Colaboradores usando ferramentas diferentes para a mesma função é inviável. 

Informações perdidas no caminho e execuções mal feitas podem ser o resultado quando a equipe não possui clareza sobre o fluxo das tarefas. Por isso, é vital para o negócio que os colaboradores estejam muito bem alinhados.

Mas, como fazer para todos estarem a par dos processos?

Padronizar é vital para o negócio

O primeiro passo para alinhar sua equipe é nivelar os colaboradores em relação à cultura organizacional da empresa e, ainda, ajustá-los ao “how to” do negócio. 

Quer ver um exemplo de como a padronização aumenta a eficiência? 

Presente também no Brasil, a rede de fast food internacional Taco Bell passou por um procedimento de padronização de processos. 

O que aconteceu: eles sentaram-se para avaliar como estava sendo feito o processo de produção de alimentos. Depois, refizeram tudo isso no programa K-minus.  Agora, ao invés de cozinhar eles mesmos, passaram a comprar ingredientes pré-preparados, economizando tempo e dinheiro.

Seu controle de qualidade também aumentou, pois tudo podia ser controlado a partir de um centro de distribuição central.

Assim, transformaram uma empresa de  US$ 500 milhões em 1982, em uma empresa nacional de US$ 3 bilhões.

Mas, padronizar é um desafio. Cada colaborador vem com sua bagagem e forma de trabalhar. Porém, respeitar os processos evita custos desnecessários e diminui, consideravelmente, as chances de erros. Como buscar ajuda para tal?

As máquinas ajudam na padronização de processos

Um dos grandes segredos para engajar seus funcionários com os processos da empresa é conquistá-los. E as máquinas podem ajudar nisso. Como?

Facilitando a execução de tarefas dos colaboradores, mantendo a equipe motivada, proporcionando uma fluidez na rotina. Tudo isso tem um objetivo sólido: otimização de resultados.

Os equipamentos para escritório podem parecer parte do cenário e por isso não tão importantes, mas as máquinas têm grande influência no nosso cotidiano. São utilitários que direcionam ações e facilitam os processos. E como ajudam, nesse sentido?

Diminuindo erros

Investir em equipamentos corretos, torna o trabalho do colaborador mais transparente, otimizando seu tempo, planejamento e possibilidade de falhas.

Com o fluxo de trabalho mapeado, as máquinas permitem previsibilidade de onde cada tarefa vai começar e terminar. Seguindo um padrão de execução, caso haja um erro, ele pode ser encontrado com muito mais facilidade. 

Criar um padrão é estabelecer a maneira própria de execução.

Além disso, os equipamentos adequados fazem com que o objetivo da operação esteja claro. Assim, os colaboradores motivam-se percebendo mais valor no que está sendo feito e focam diretamente no resultado.

Quer um exemplo? Ao inserir uma apresentação em uma ferramenta multimídia, aumenta-se a retenção da atenção e consequente mitigação de erros. Ter um equipamento adequado – e para o qual a equipe tenha sido capacitada – auxilia muito em uma apresentação mensal de resultados ao cliente, na projeção de gráficos, análises. 

Otimizando custos

As ferramentas ajudam a simplificar as etapas dos processos e, por consequência, torná-las menos caras. Assim como os softwares, as máquinas devem estar inseridas no plano de ação da equipe.

Primeiro, é necessário fazer o mapeamento dos recursos que são oferecidos ao time atualmente. Avalie se o que é feito manualmente, em mais de um processo, não pode ser substituído por uma máquina. 

Uma impressora com scanner, por exemplo, diminui o volume de papel, permitindo a digitalização imediata de documentos. Pode parecer uma máquina simples, mas tempos de transformação digital, ter papéis digitalizados é mandatório.

Ao selecionar o equipamento correto para determinado tipo de tarefa, torna-se mais fácil entender em quais recursos estão aplicados os investimentos da empresa. E, assim, por já estarem mapeados, torna-se possível sempre avaliar como eles podem ser melhor utilizados, otimizando os custos. 

Dando ao gestor melhor visualização às tarefas

Pense em uma linha reta com vários pontos. Essa linha aponta para uma direção. E os pontos são as tarefas dos seus funcionários. 

Em um processo despadronizado, nada impede que o primeiro colaborador troque de lugar como segundo, ou com o terceiro. 

Nessa mexida, gestores perdem o controle do que realmente está acontecendo, dificultando a ação para ajudar a equipe. Por isso, a transparência sobre o que está acontecendo é essencial.

Use as máquinas como uma espécie de elo para os pontos citados no exemplo. Assim, toda equipe vai enxergar o que acontece e o que está para acontecer, obtendo o controle dos processos.

Empregue as máquinas como referentes de execução. Integre-as ao processo para que, quando colaboradores passem por cada tarefa, você já tenha clareza do que está acontecendo.

Mapeie e padronize

Agora que você consegue ver como as máquinas conseguem melhorar os processos dentro da sua empresa, que tal fazer uma relação daqueles objetos que podem ajudar nessa tarefa? Quer ver um exemplo de inovação que pode melhorar a padronização?

Cenário: todos os seus funcionários saindo do escritório para comprar um lanche fora da empresa, ou seja, dispersão e possibilidade despadronização.

Agora imagine se em sua empresa houvesse uma máquina que facilitasse a alimentação do trabalhador dentro da rotina da organização. Ideal, não parece? Isso é o que traz um ambiente com snacks e comidas saudáveis no modelo de autoatendimento.

Um exemplo de automação de serviço nesse sentido é o Micro Market, uma máquina que presta um serviço sem custo para a empresas com mais de 100 funcionários e customizável ao ambiente.

Quero saber mais sobre o Micro Market 

Agora é com você!

Esses são só exemplos que se encaixam em qualquer tipo de negócio para ilustrarmos como as máquinas ajudam na padronização de processos.

Agora, olhe ao seu redor e analise as funções de seus colaboradores. Veja:

– quais estão despadronizadas?

– quais têm três funcionários executando de forma diferente?

– existe algum equipamento que possa padronizar e direcionar o processo?

No final das contas, as máquinas são as grandes aliadas para solucionar problemas como a falta de padrão, que resulta em diminuição de produtividade e de assertividade dos trabalhadores.