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Pós-pandemia: como reduzir custos operacionais após a quarentena e quais serviços serão essenciais?

Mudanças. A todo momento o mercado de trabalho pode passar por transformações a fim de se adaptar a rotina em que se encontra a sociedade e a economia. Vivemos uma época em que as transições ocorrem tão rápido que um dos grandes desafios das organizações é manter os processos de trabalho atualizados e modernos, atendendo as necessidades da equipe e também a alta produtividade. Na vida dos gestores e de seus colaboradores não poderia ser diferente. Diante do atual cenário, muitas empresas podem necessitar de uma redução de custos para manter sua estrutura e recursos humanos funcionando.

Com a pandemia do COVID-19, mais do que nunca, os gestores estão adotando medidas de otimização de recursos, sejam elas de produção, manutenção ou operacionais. Com o isolamento social e a economia do país entrando em crise, mesmo as empresas tradicionais não estarão garantidas. Todas elas, seja qual for o seu segmento, precisarão se reinventar.

Então, como anda seu planejamento para voltar ao escritório após a quarentena? Você tem pensado em recursos para favorecer o ambiente de trabalho e o bem-estar de seus colaboradores?

Pesquisas divulgadas pela Gensler mostram como a arquitetura no escritório podem influenciar na motivação dos funcionários e no rendimento da equipe. Além de que ambientes abertos, com iluminação natural e arborizados podem reduzir 22% o estresse.

Por que é necessário revisar os custos operacionais do escritório?

Essa é uma medida importante para equilibrar o orçamento da empresa e garantir maior competitividade no período pós lockdown. Afinal, a gestão pode aumentar suas reservas, redirecionar o capital economizado para ações que aumentem a produtividade da equipe e a retomada dos negócios, tais como investir em capacitação técnica da equipe para produzir mais com equipes mais enxutas, rever processos e modernizar o ambiente de trabalho para atender às novas demandas. Aumentar a produtividade é o melhor investimento para o presente e para o futuro.

Segundo dados divulgados pelo Sebrae, cerca de 600 mil pequenas empresas já fecharam as portas e 9 mil funcionários já foram demitidos durante a pandemia. É por isso que para fugir dessa estatística, você deve se planejar desde agora.

Um das atitudes comuns dos gestores é pensar em reduzir as despesas apenas quando as finanças vão mal. É preciso estar em alerta com um plano B, operar com custos reduzidos para manter sua estabilidade financeira, sobretudo em um mercado cada vez mais competitivo.

Como posso iniciar essa redução de custos no escritório e quais serviços podem contribuir?

Reorganizar o trabalho é a melhor opção para uma gestão eficiente. O reequilíbrio de custos e o fato de equipar o local de trabalho de forma inteligente ajuda a proporcionar qualidade de vida aos trabalhadores e permitir que eles trabalhem mais tranquilos e concentrados, mesmo em meio a um cenário caótico.

O crescimento de uma organização não depende somente do quanto ela arrecada com seus produtos ou serviços, mas também do equilíbrio de seus custos operacionais. Antes de colocar em prática qualquer exemplo de otimização você deve compreender totalmente a gestão de custos de seu negócio. Assim você pode fazer uma gestão de mudanças eficiente.

É importante seguir esses passos e implantar algumas medidas:

#1 Faça um planejamento
Para adotar qualquer redução de custos no escritório é primordial realizar um planejamento. Você deve se perguntar: eu realmente conheço os custos de meu negócio? Qual o impacto que a diminuição de cada um deles teria sobre as nossas atividades? Poderia trazer consequências negativas ou positivas? Faça uma planilha e construa um cenário para a realidade e outro de ruptura, selecionando com cuidado os custos a serem reduzidos

#2 Utilize a transformação digital a seu favor
Investir na tecnologia vai ajudar a otimizar o tempo do colaborador e estimular a criatividade. Instalar um Micro Market Smart Express, por exemplo, é um opção de praticidade, diminuição de custo e aumento do bem-estar da equipe. Não esqueça que tudo voltará após semanas de confinamento em casa, o que pode afetar a saúde mental do trabalhador. Logo, necessita-se pensar no que fazer em termos de infraestrutura para aliviar a carga mental dele. A instalação de um Micromarket é uma ótima maneira de criar um ambiente convidativo para aliviar a rotina de uma forma leve e saudável. E sem gerar qualquer custo extra.

#3 Otimize a jornada de trabalho
Aproveite o tempo de cada colaborador e, se for o caso, estimule o trabalho remoto para a economia de custos de vale transporte, ou reduza a carga horário de trabalho. As reuniões, também, precisam ocorrer somente quando necessárias e devem ter horário de início e término previstos. A ideia é que elas sejam rápidas e eficientes, podendo ser realizadas por videoconferências para economizar tempo e deslocamento de toda a equipe.

#4 Promova ambientes saudáveis e sustentáveis
Na hora de reduzir custos é importante prezar pela infraestrutura de seu local de trabalho. Estimule a utilização de lâmpadas econômicas em todo o escritório. Notificar a todos a necessidade desligar os monitores e outros eletrônicos quando não estiverem em uso. Extinguir o uso de papéis a não ser para documentos de extrema importância, preze a digitalização. Reduzir gastos é uma estratégia, portanto, estabeleça metas e comece devagar.

#5 Estimule a economia de confiança e a integração da equipe
É preciso que todos tenham consciência da importância de reduzir gastos. Estimular o chamado à responsabilidade individual e a consciência da equipe, é uma ótima forma de reduzir custos e aumentar a eficiência, colocando em prática o conceito da economia de confiança, em que a autonomia e honestidade caminham juntas para a construção de uma verdadeira cultura de sucesso em seu negócio. Lembre-se que colaboradores reconhecidos e respeitados geram resultados acima da média. Portanto, estimule a criação ou remodelagem de ambientes que estimulem a motivação e integração da equipe, e se surpreenda com o impacto positivo que eles podem causar. Muitas empresas, como Google, Apple, Microsoft, B2W, Hotel Urbano e Alpargatas, já adotaram o conceito da economia da confiança, com a implantação de ambientes inovadores que aliam confiança, tecnologia e sustentabilidade.

Logo, se há uma lição que a quarentena nos impõe é a necessidade de nos reinventarmos todos os dias. Aproveite esse período de escritório vazia para reinventar seu ambiente de trabalho. Pense na possibilidade de receber sua equipe com um ambiente de cara nova, e de braços abertos para que eles se sintam mais seguros e acolhidos.

Presentear seus colaboradores com um Micro Market Smart Express pode contribuir muito para a modernização de seu ambiente de trabalho e a satisfação de sua equipe. A instalação é fácil e rápida e o custo é zero. Você já está pronto para essas mudanças?